Wenn zwei oder mehr Leute zusammenkommen, um Information auszutauschen, können Missverständnisse auftreten. Es ist meistens ratsam, ein Protokoll zu führen.

Die Praxis zeigt, dass in vielen Organisationen dieses Prinzip bekannt ist, aber oft nur ansatzweise in die Praxis umgesetzt wird.

i2Brain verringert die Zeit- und Geldverluste, die durch vergessene Entscheidungen, und Missverständnisse entstehen. Ein Mitarbeiter erfasst alle wesentlichen Punkte während des Meetings, sein Computer ist mit einem Beamer verbunden, so dass alle im Raum sehen können, was er erfasst. Missverständnisse und Lücken fallen sofort auf. 

Am Besten druckt der Protokollführer das "Netz von Ideen, Entscheidungen und Plänen" am Ende des Meetings aus und gibt es jedem Teilnehmer gleich mit. Wenn das nicht praktikabel ist, soll er es gleich nach dem Meeting an alle Teilnehmer und sonstige Betroffene mailen.