Von einem Brainstorming, wo möglichst viele Aktivitäten, Ressourcen oder andere Elemente erfasst werden, zu einer Projektplanung ist kein weiter Weg.

Aktivitäten werden von jemandem ausgeführt. Sie sollen in einem bestimmten Zeitrahmen erledigt werden. Sie haben eine Priorität und einen Status. Zu jeder Aktivität gibt es ein Dokument, eine Website oder Spreadsheet (Tabelle) - vielleicht sogar ein Foto, Video oder Musikstück, das ohne Aufwand aufgerufen werden kann.

Diese Grafik zeigt ein solches Projekt. Hier wurde sogar ein Filter eingesetzt - das Programm zeigt also lediglich die Aktivitäten, die Hans erledigen soll. Wir sehen, in der Kalenderwoche 41 hat er bloß eine Aktivität; Sie dauert 32 Stunden. In der 42. Woche hat er weniger zu tun. Der Benutzer sieht also, dass Hans eine weitere Aufgabe vertragen könnte.